在如今的商业环境中，我们对办公软件的期待决不仅仅是收发电子邮件的能力、排版文档、制作工作表以及创建幻灯片这么简单。我们还需要有办法保护这些文件不受非授权人的访问，感染，以及防止我们的文件被共享的对象将其滥用。是否拥有一款好的系统无疑是重点考虑的问题，在决定选用哪种文档管理系统来保护文档安全时，要重点考虑加密的方式及技术，以前沿科技的文档管理系统为例：

　　一般来说文档管理系统的加密方式分为三大类：自动加解密、手动加解密，以及手自一体加解密。

　　1.动态硬盘扫描自动加密

　　传统加密方式必须由管理员来进行操作，尽管可以采用批量加密的方式，但是工作量依然很大。一款好的安全管理系统，应该对内部网络中或终端计算机中已有的所有文档不需要任何手动加密操作，能够进行动态硬盘扫描自动加密，直接将已有的未加密的文档自动转为加密文档，从而使企业信息数据轻松进入安全平台系统，由不受控状态，自动进入受控状态。

　　2.自动加密新建文档

　　如何有效防止文档作者本人有意无意泄密，一直是文档安全产品的一大难题。与传统的文档安全产品不同的是，前沿文档安全管理系统支持文档新建强制加密。在任何安装了前沿文档安全管理系统客户端，并且通过管理员审批的计算机上，用户创建的新建文档都会被强制自动加密，且加密过程完全透明，客户端用户丝毫感觉不到文档已经变为加密状态。例如，当一位用户新建了一个WORD明文文档，并且打开进行编辑，此时这份新建文档已经成为了加密文档。加密文档无法被非法，或合法非权限使用者进行操作，从而真正做到从文档生命周期开始，全程保护公司数据信息。

　　3.手动加密文档

　　对于更注重成果保护的企业来说，不需要系统强制加密所有的文件，而是希望给用户更大的自主选择权限，有选择性的加密重要的文件。前沿文档安全管理系统，为这类用户需求提供了手动加密功能，用户可以使用客户端手动加密选择需要加密的文件，并对这些加密文件进行权限和策略的管理。同时，用户计算机上的明文文件的使用也不受影响。

　　4.手自一体加密文档

　　手自一体加密方式将完全动态自动加密技术和灵活自主的手动加密技术相互结合。在系统中安装统一的客户端，只需要经过简单加密方式的定义，就可以让一部分客户端使用自动加密方式，而其他客户端将使用手动加密功能，同时与高度细化的授权管理机制相结合，实现电子文档的全生命周期安全管理。适合于组织机构复杂、管理灵活的高科技企业和设计研究单位。

　　总结

　　一款值得用户信赖的文档安全管理系统，应该根据用户的使用和管理流程的特点，选择灵活多样的加解密方式。确保企业在迅速进入数字资产安全平台，全面保护企业内部的电子文档资产的同时不会带来管理成本的提升和工作流程的改变。